В данной статье я расскажу, как звонить и писать «серьезным» людям, чтобы количество отказов, игнора с их стороны и прочих фейлов было сведено к минимуму.
Прежде всего, следует иметь в виду, что вам в любом случае будут отказывать, какой бы конкретной не была цель вашего обращения.
Мало того, помимо неконкретной или неясной цели обращения причин отказа может быть много: невыгодность предложения; ваши записи не произвели впечатления; вы обратились не туда, куда следовало и т. д. Но обо всём по порядку.
Сейчас я по пунктам перечислю правила, соблюдать которые нужно всегда без каких-либо исключений. Многие из них вам покажутся очевидными, но поверьте, игнорируя их, вы повышаете шансы быть посланным на ***.
1. Прежде чем звонить или писать кому-либо, убедитесь, что ваше предложение уместно для того, кому вы его адресуете
Тут даже комментировать особо нечего. Разумно ли звонить в студию звукозаписи с целью организовать ваш концерт, например? И, тем не менее, я регулярно получаю письма с заказами на аранжировки и резюме от звукорежиссеров на электронную почту сайта Master-Skills.ru.
2. Прежде чем кому-то написать/позвонить, узнайте точно, кому и куда вы звоните
Это можно было бы отнести и к первому пункту, но я решил выделить это правило отдельно. Тут я имею в виду: узнайте, занимается ли то или иное лицо или организация именно тем видом деятельности, который вам нужен. Если вы звоните продюсеру, то должны быть уверены, что это именно продюсер, а не звукорежиссер или PR-менеджер.
3. Связываясь с какой-либо крупной организацией, не спешите звонить ее главе
Лучше всего для начала позвонить или написать, например, администратору, менеджеру, секретарю, ассистенту и т. п. Во-первых, намного выше шанс, что вам ответят, а во-вторых, у того же администратора или секретаря вы, если нужно, сможете узнать, как лучше связаться с тем, кто вам нужен и нужно ли с ним вам связываться вообще.
4. Прежде чем отправить письмо, убедитесь, что его от вас ждут
Как вы относитесь к письмам, приходящим к вам непонятно от кого? Конечно, некоторые вы, наверное, читаете, но я уверен, большинство таких писем вы либо игнорируете, либо отмечаете как спам.
И это логично. Письмо, которого от вас не ждут, люди воспринимают не иначе как спам, который или нещадно удаляется или же просто игнорируется.
Так вот, прежде чем отправить письмо, убедитесь, что оно хотя бы не будет выглядеть как спам. Как в этом убедиться? Да очень просто: направляйте письмо по нужному адресу. Если речь в письме, допустим, о тиражировании дисков, то направляйте письмо в отдел производства, а не в отдел рекламы или саунд-продакшна.
У меня, например, есть как минимум десяток почтовых ящиков для разных видов корреспонденции. Один для личной переписки, другой для онлайн-студии, третий для данного сайта и т. д. Есть отдельные ящики для консультаций, а также для ряда других проектов.
И если, допустим, на почту сайта Master-Skills.ru приходит письмо с заказом на аранжировку, то я его просто не стану читать. Также точно происходит и у многих других, это нужно непременно учитывать.
Прежде чем отправить коммерческое предложение или демозаписи, желательно (а в некоторых случаях даже обязательно) позвонить и узнать, куда вообще их можно прислать?
5. Персонализируйте письма
После неудачных переговоров с Виктором по телефону, о чём я уже рассказывал ранее, я решил тогда, что буду лучше слать людям письма, а не звонить. Я создал одно письмо и разослал его десяткам продюсеров, студий и лейблов. И это было большой ошибкой.
Разумеется, мне никто ничего не ответил. А не ответили мне, потому что по сути это был самый обычный спам. Потому что письмо должно быть личным, адресованным конкретному контактному лицу. Использование шаблонов категорически недопустимо. Это ведь не рассылка. Каждому отдельному человеку нужно слать отдельное письмо.
Вы скажете:
«Ого! Да это же сколько времени я потрачу!».
На самом деле, не много. По крайней мере, не так много, как вам кажется. Но об этом чуть позже.
Сейчас главное усвойте, что каждому человеку вы должны составить письмо с нуля. Поверьте, шаблонные письма, которые рассылаются сразу сотням людей, распознать не трудно. И поверьте, для персонализации письма, отнюдь не достаточно вставить в него имя адресата. Это уместно в почтовой рассылке, но никак не в деловом письме.
6. Перед тем как позвонить важному человеку, заранее подготовьтесь
Подумайте, что вы скажете, но не дай вам бог заучивать речь или читать ее по бумаге! Просто подумайте, что вы скажете, и сделайте пометки на бумаге, дабы не упустить что-то важное.
Также обязательно подготовьте бумагу и ручку, потому что, возможно вам, сообщат информацию, которую нужно будет запомнить: имена, телефоны, адреса, названия.
7. Соблюдайте телефонный этикет
Вообще о телефонном этикете я мог бы написать отдельную серию статей, но я счел это лишним и поэтому ограничусь лишь рядом главных советов.
- Узнайте, когда можно звонить. Если это вам неизвестно, то не звоните раньше 12 дня и позже 10 вечера. Обычно у людей, работающих в сфере искусства и шоу-бизнеса график смещенный, и многие могут спать до обеда. А после 10 вечера люди если и не спят, то, скорее всего, просто уже уставшие, и ваш звонок может только вызвать лишнее раздражение.
- Совсем уж банальное правило: не забывайте здороваться.
- Уточните, правильно ли вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели, если вам сразу не озвучили, куда вы попали.
- Затем представляйтесь.
- Если это личный звонок, то сразу спросите, не занят ли собеседник и может ли он уделить вам какое-то время. Если он занят, поинтересуйтесь, когда можно перезвонить. В любом случае, постарайтесь сократить продолжительность разговора до минимума, желательно чтобы он не длился больше пяти минут.
8. Пишите как можно более кратко и хорошо форматируйте текст
Прежде всего, следует сделать ваше письмо как можно более сжатым. В идеале уложиться в 1000-1500 знаков с пробелами. Это примерно пол страницы А4 стандартным кеглем.
Поверьте, по себе могу сказать, что на чтение многостраничных посланий ни у кого не будет ни времени, ни желания, поэтому ограничивайтесь двумя-тремя абзацами, а еще лучше — несколькими предложениями.
Далее. Форматируйте текст так, чтобы его удобно было читать. Читать с экрана компьютера или смартфона труднее, чем с бумаги. Поэтому для удобства чтения обязательно разбивайте текст на абзацы. Желательно, чтобы в одном абзаце было не более 4-5 строк.
Также, если это уместно в вашем случае, используйте маркированные списки, подзаголовки и прочие составляющие, которые сделают текст гораздо более удобным для чтения.
9. Не допускайте в тексте ошибок
И даже опечаток. Да, пожалуй, самое очевидное правило. Но поверьте, даже одна случайная и незначительная на первый взгляд ошибка может полностью испортить впечатление от письма. Поэтому проверяйте письма на ошибки, как с помощью программных средств, так и вручную.
10. Во всех письмах всегда указывайте ваши контактные данные
Причем так, чтобы не приходилось их искать. Укажите обязательно один телефон, а лучше два (но не больше) и адрес электронной почты. Также не лишним будет указать и другие контактные данные: скайп, ссылки на страницы в соцсетях и т. п., если они у вас, конечно, есть и вы ими активно пользуетесь.
Если вы вдруг по какой-то причине оставляете ваш домашний и вообще стационарный телефон, то не забудьте указать код города и время, когда на него можно будет звонить. Также не забудьте указать и контактное лицо.
11. Всегда будьте на связи
Меня удивляет, когда я веду с каким-либо человеком деловую переписку, а он отвечает мне, например, через неделю после отправки мной ему каждого ответа. При этом переписка, в которой заинтересован, прежде всего, он, растягивается на несколько недель и ни к чему в итоге не приводит.
Помните, что с вашей стороны это не то чтобы не вежливо, а попросту рискованно.
Предположим, вы написали письмо кому-то, а вам уже на следующий день пришел ответ с приглашением на встречу на завтра в назначенное время. Представьте, как будет обидно, если вы прочитаете это письмо спустя всего лишь пару дней. Вы, по сути, упустите возможность.
Поэтому, даже если вы не любитель сидеть в интернете и проводить время за компьютером, возьмите себе за правило проверять вашу электронную почту и отвечать на письма не реже двух раз в сутки. Например, утром в начале и вечером в конце рабочего дня. А лучше делать это еще и чаще.
Даже сейчас, когда интернет работает уже чуть ли не везде и всюду, есть те, у кого с ним не всё обстоит хорошо. Но если это и так, то лучше тогда либо отказаться от налаживания контактов через интернет, либо решить вопрос с интернетом.
То же самое касается и телефона. Старайтесь не отключать телефон без видимых на то причин. И старайтесь не пропускать звонки, а на пропущенные всегда перезванивайте.
Также, чтобы не было путаницы, номера всех важных персон, с которыми пытаетесь связаться, сразу же записывайте в свой телефон. Это нужно для того, чтобы если вы пропустили звонок, вы знали, кто звонил, а не высвечивался бы неизвестный номер.
Ну что же, вот я перечислил вам главные советы, которым вам надобно будет следовать.
Для закрепления еще раз напомню главное:
- Настойчивость и упорство решают всё.
- Отсутствие конкретной, достижимой и ограниченной сроками цели — одна из главных причин всех фейлов.
- Соблюдайте все правила налаживания контактов.
Но тут я вас немного опечалю. Даже соблюдение всех рекомендаций и советов, приведенных мной в этой статье, не даст вам гарантии какой-либо отдачи, так как помимо всего этого есть еще очень много факторов, влияющих на результат.
Одна важная вещь — это ваши материалы: музыка, песни, стихи и т. д. Если они откровенно и объективно слабые, то, увы, никакая настойчивость и конкретность ваших намерений не приведет к желаемому результату.
Советы и рекомендации приведенные в данной статье работают, но настоящий эффект от них вы познаете только при наличии классных промо-материалов. Но для этого я решил написать отдельную серию статей, где подробно расскажу о том, какими они должны быть.
___________________